Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ist eine bundesrechtliche Verordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales mit Zustimmung des Bundesrates. Sie konkretisiert auf Grundlage der §§ 28n und 28p Abs. 9 SGB IV das Beitragsverfahren der Sozialversicherung und ordnet die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags systematisch dem Verfahrensrecht der Sozialversicherung zu. Inhaltlich regelt sie insbesondere Berechnungsgrundsätze, Rundung und Aufteilung von Beiträgen, Zahlungsmodalitäten, Tilgungsreihenfolge, Weiterleitung durch Einzugsstellen, Anforderungen an Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnung sowie Durchführung und Umfang von Betriebsprüfungen. Daneben enthält sie Vorgaben zur elektronischen Führung von Unterlagen, zur Mitwirkung des Arbeitgebers und zum Dateisystem der Deutschen Rentenversicherung Bund. • Der Anwendungsbereich erfasst vor allem Arbeitgeber, Beschäftigte, Einzugsstellen, Träger der Rentenversicherung, Pflegeversicherung, gesetzliche Krankenversicherung, den Gesundheitsfonds, die Bundesagentur für Arbeit sowie in Teilbereichen Auftragnehmer nach § 28p Abs. 6 SGB IV, Steuerberater und weitere beauftragte Stellen. Die Verordnung gilt für die Berechnung und Abwicklung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags einschließlich besonderer Fallkonstellationen wie Übergangsbereich, geringfügige Beschäftigung, Altersteilzeit, Kurzarbeitergeld, Entsendung und Künstlersozialabgabe. Auch Prüfungen können beim Arbeitgeber, bei beauftragten Stellen oder in den Räumen des Versicherungsträgers stattfinden. Ausnahmen und Sonderregelungen bestehen insbesondere für unangekündigte Prüfungen in besonderen Fällen, für abweichende Verfahren bei der Weiterleitung von Pflegeversicherungsbeiträgen sowie für die bis zum 31. Dezember 2026 mögliche Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Unterlagen. • In der Praxis bedeutet die BVV, dass Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und Beitragsabführung nicht nur materiell richtig, sondern auch in einer formal vorgegebenen, prüffähigen und zunehmend elektronischen Form organisieren müssen. Einzugsstellen haben eingehende Beiträge taggleich und regelgebunden weiterzuleiten und abzurechnen. Für Prüfungen sind Unterlagen, Verfahrensdokumentationen und technische Hilfsmittel jederzeit so bereitzuhalten, dass formelle und sachliche Fehler in der Beitragsabrechnung rasch nachvollzogen werden können. Verstärkte Bedeutung hat daher ein belastbares internes Lohnabrechnungs- und Dokumentationssystem.

Stand: 25.08.2026

Arbeitgeber: • Pflicht1: Gesamtsozialversicherungsbeiträge nach den vorgegebenen Berechnungsgrundsätzen, Beitragssätzen, Rundungsregeln und Sondervorschriften insbesondere für Übergangsbereich und besondere Beschäftigungsformen korrekt ermitteln. • Pflicht2: Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen vollständig, richtig, geordnet, zeitlich nachvollziehbar und grundsätzlich elektronisch führen sowie während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorhalten. • Pflicht3: Bei Prüfungen geeignete Räume, Arbeitsmittel, Darstellungsprogramme, Dokumentationen, Bescheide und sonstige angeforderte Unterlagen bereitstellen sowie festgestellte Mängel unverzüglich beheben. • Empfehlung: Lohnabrechnungsprozesse, Dokumentation und elektronische Archivierung in einem einheitlichen internen Kontrollsystem abbilden und Sonderfälle gesondert kennzeichnen. Einzugsstellen: • Pflicht1: Zahlungen entgegennehmen, den Zahlungstag nach den vorgegebenen Kriterien bestimmen und unzulässige Zahlungsmittel wie fremde Währungen oder Wechsel ausschließen. • Pflicht2: Eingegangene Beiträge arbeitstäglich und taggleich nach den festgelegten Vorgaben an Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Gesundheitsfonds und Bundesagentur für Arbeit weiterleiten. • Pflicht3: Monatsabrechnungen fristgerecht bis zum Zwanzigsten des Folgemonats im vereinbarten Datensatz an die Zahlungsempfänger übermitteln. • Empfehlung: Zahlungs- und Weiterleitungsprozesse technisch so ausgestalten, dass Gutschriften und Wertstellungen ohne Zeitverlust verarbeitet werden. Träger der Rentenversicherung und sonstige prüfende Versicherungsträger: • Pflicht1: Prüfungen grundsätzlich vorher ankündigen, Prüfausweise vorlegen und das Ergebnis innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss mitteilen. • Pflicht2: Vervielfältigungen und Speicherung von Unterlagen auf das Erforderliche beschränken und die Prüfung im gesetzlichen Umfang durchführen. • Pflicht3: Prüfberichte, Bescheide und erforderliche Mitteilungen an weitere zuständige Stellen wie Künstlersozialkasse oder Unfallversicherungsträger übermitteln. • Empfehlung: Prüfhinweise so ausgestalten, dass wiederkehrende Fehlerquellen in späteren Abrechnungszeiträumen vermieden werden. Beschäftigte: • Pflicht1: Erforderliche Erklärungen und Nachweise, etwa zu weiteren Beschäftigungen, Verzichts- oder Befreiungsanträgen, Elterneigenschaft oder Krankenversicherungsschutz, in geeigneter Form zur Verfügung stellen. • Pflicht2: Bei einschlägigen Konstellationen Angaben zu kurzfristigen oder geringfügigen weiteren Beschäftigungen machen und spätere Änderungen anzeigen. • Pflicht3: Soweit vorgesehen, Erklärungen zur Ausnahmevereinbarung oder zu pflegebezogenen Unterbrechungen abgeben. • Empfehlung: Nachweise und Erklärungen frühzeitig und in elektronisch verwertbarer Form bereitstellen, um fehlerhafte Beitragsberechnungen zu vermeiden. Auftragnehmer nach § 28p Abs. 6 SGB IV, Steuerberater und andere beauftragte Stellen: • Pflicht1: Soweit Aufgaben des Arbeitgebers übernommen werden, die für die Prüfung relevanten Unterlagen und Informationen prüffähig bereithalten. • Pflicht2: Die entsprechenden Anforderungen der §§ 7 bis 11 BVV bei übernommenen Abrechnungs- und Dokumentationsaufgaben beachten. • Pflicht3: Prüfungen für den betroffenen Zeitraum auch dann ermöglichen, wenn die Beauftragung während der Prüfung endet. • Empfehlung: Zuständigkeiten, Datenzugriffe und Verfahrensdokumentationen vertraglich klar regeln und revisionssicher organisieren.